Asunnonomistajayhdistys, jota kutsutaan myös HOA: ksi, palvelee useita tarkoituksia kiinteistöstä riippuen. Voit esimerkiksi luottaa HOA: n hallituksen jäseniin päätöksenteossa, joka koskee yhteisön turvallisuutta, yhteisten virkistysalueiden käyttöä tai pysäköintiasioita. Olitpa hallituksen jäsen vai ei, kirjeen kirjoittaminen HOA: lle on tehokas tapa kiinnittää huomio asiaasi kunnioittavalla tavalla.
Lähetä ystävällinen kirje HOA: n hallituksen jäsenille saadaksesi ongelmasi.Vaihe 1
Lisää päivämäärä sivun ensimmäiselle riville. Se tulee jättää perustelluksi ja kirjoittaa ilman lyhenteitä.
Vaihe 2
Ohita yksi rivi ja lisää sitten vastaanottajan koko nimi. Seuraa seuraavalla rivillä vastaanottajan postiosoitetta tai, jos et tiedä sitä, HOA: n käyttämää osoitetta. Nämä tiedot olisi myös jätettävä yhdenmukaisiksi.
Vaihe 3
Avaa kirje tervehdyksellä, joka sisältää vastaanottajan koko nimen. Kirjoita esimerkiksi "Rakas Darcy Lane". Jos osoitat kirjeen kenellekään erityisesti, kirjoita sen sijaan "Hyvä hallituksen jäsen". Vastaanottajan osoitteen ja tämän tervehdyksen välillä tulisi olla yksi rivi.
Vaihe 4
Kirjoita ensimmäinen kappale kirjeen osaan esittelemällä lyhyesti itseäsi. Vaikka olet tehnyt yhteistyötä HOA: n kanssa aiemmin, ilmoita koko nimesi, osoitteesi ja kuinka kauan olet asunut yhteisössä. Tällä tavalla, vaikka kirjeesi saisi joku, jota et ole tavannut, hänellä on käsitys kuka olet.
Vaihe 5
Tee seuraavassa kappaleessa kohtelias pyyntö, joka kiinnittää hallituksen huomion asiaasi. Muista, että HOA auttaa sinua. Ole niin tarkka ja yksityiskohtainen kuin pystyt, jotta hallitus voi ryhtyä erityisiin toimiin tyydyttääksesi tarpeitasi. Esimerkiksi sen sijaan, että sanot "Yhteisön uima-allas on aina sotku", kirjoita, että olet huomannut, että uima-altaan lähellä olevalle piknik-alueelle on jätetty ruoka- tai juomatuotteita tai uima-altaassa olevia lehtiä ja likaa.
Vaihe 6
Täytä pyyntösi ehdotuksilla, kuinka hallituksen jäsen voi toimia. Käytä sävyä, joka on optimistinen ja yhteistyöhaluinen, älä levitä tai uhkaa, jotta sinä ja kirjeesi otettaisiin vakavasti.
Vaihe 7
Kohdista kaikki kirjeen kappaleen kohdat sivun vasemmalla puolella. Ohita sitten yksi riviväli viimeisen kappaleen jälkeen ja lisää loppuosa. Yksinkertainen "Kiitos" tai "vilpittömästi" on hieno, jota seuraa täydellinen nimesi ja allekirjoituksesi.
